Syndic de copropriété, ChatGPT vous aide à répondre à vos emails et vous fait gagner du temps

Bellman est une entreprise spécialisée dans l'édition de logiciels et la fourniture de services d'externalisation pour les syndics de copropriété. Depuis sa création il y a quatre ans, Bellman s’est donné pour mission de décharger les gestionnaires de copropriété, les comptables et les assistants de toutes les tâches administratives à faibles valeurs ajoutées. Cela passe notamment par le développement d’un logiciel métier complet. 

En interne, Bellman s’appuie sur 35 experts métiers au service des cabinets , ainsi que d’une équipe tech composée de 20 personnes, dont des développeurs et des responsables produits qui travaillent quotidiennement au développement et à l’amélioration du logiciel. Très importante pour Bellman, la technologie fait partie de son ADN et est mise au service de la relation client.

Aujourd'hui, Bellman parvient à réduire de 50% le temps de traitement des tâches administratives, comptables, juridiques et de gestion de ses clients. Avec des technologies comme ChatGPT, on peut imaginer réduire encore plus le temps de traitement de ces tâches.

ChatGPT au service des syndics de copropriété

ChatGPT est un outil de traitement du langage naturel basé sur l'intelligence artificielle qui peut aider les gestionnaires de copropriété à répondre en quelques clics aux dizaines voire centaines d’emails qu'ils reçoivent chaque jour. Les emails entrants peuvent contenir de nombreux sujets, dont l’analyse et le traitement prennent beaucoup de temps au quotidien, aux gestionnaires de copropriété, mais aussi aux comptables et assistants. 

Après avoir réalisé des tests, nous pouvons aujourd’hui dire que ChatGPT permet de résoudre trois problèmes majeurs liés à la gestion des emails entrants :

1. les analyser et les comprendre, ces derniers pouvant être parfois très denses,

2. générer une réponse pertinente qui s’appuie sur le contexte connu sur le copropriétaire, son immeuble, ses dossiers, sa compta, etc.,

3. formuler l’email de manière à soigner la relation client et à éviter les boucles de mails.

Avec ChatGPT, les gestionnaires de copropriété gagnent donc du temps. En effet, l’IA analyse les emails selon leur contenu, génère des réponses précises et pertinentes en se basant sur le contexte de chaque email, expéditeur et copropriété et rédige des réponses adaptées pour maintenir une bonne relation client.

Faire gagner du temps aux syndics de copropriété sur la gestion des mails entrants

Conscient que la gestion de copropriété est complexe et que les tâches administratives sont très prenantes, notamment la gestion des emails envoyés par les copropriétaires, Bellman a mis en place dès ses débuts une solution permettant de largement diminuer ce temps de traitement et permettre aux gestionnaires de passer plus de temps sur les vrais sujets de fonds de la copropriété.

La solution initiale développée par Bellman consiste en une solution de gestion de mails, connectée au logiciel Bellman, et qui permet de faire remonter automatiquement les informations et éléments de contexte sur la copropriété et le copropriétaire expéditeur du mail, facilitant ainsi le travail de recherche et de partage de documents et informations. Mais l’intégration de ChatGPT permet aujourd’hui d’aller encore plus loin.

La puissance de ChatGPT sur le traitement des mails en quelques exemples

Pour démontrer l'efficacité de ChatGPT dans le monde de la copropriété, Bellman a depuis plusieurs semaines testé différents cas d’usage de ChatGPT pour assister les gestionnaires de copropriété dans le traitement des emails. Il faut savoir que selon l’enquête nationale métier 2022, l’Association nationale des gestionnaires de copropriétés (ANGC), (lien vers l’enquête) la gestion des e-mails constitue une source de stress. 88% des gestionnaires pensent même qu’il s’agit d’une charge psychologique permanente.

Suite aux différents tests effectués par Bellman, il ressort que ChatGPT, constitue une opportunité pour le monde de la copropriété en particulier pour la gestion des emails. Sa grande force réside dans sa capacité à comprendre du texte et à en générer un nouveau en réponse. Le gestionnaire de copropriété peut ainsi copier-coller un email de copropriétaire sur ChatGPT et lui demander quelles sont les actions attendues de sa part et même de lui rédiger la réponse. Un gain de temps considérable. Mais Bellman a voulu aller plus loin en intégrant ChatGPT à sa solution de gestion de mails.

Les demandes envoyées aux gestionnaires concernent divers sujets : appel de fonds, suivi de dossiers en cours, compréhension du solde, imputation d’un virement… À condition de lui fournir des éléments de contextes très précis, ChatGPT est en mesure d’apporter des réponses adaptées très rapidement.

Pour lui apporter tous les éléments de contexte nécessaire, Bellman a choisi d’intégrer ChatGPT directement dans sa solution logicielle dans le respect de la sécurité et de la confidentialité des données. 

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Intégrer ChatGPT au logiciel pour simplifier le quotidien des syndics de copropriété

Cette intégration, sans surcoût pour les clients, permet de supprimer la fastidieuse tâche du copier-coller entre les différents programmes. Concrètement Bellman a intégré un bouton d’automatisation ChatGPT dans son logiciel et sa solution connectée de gestion de mails.     

Il suffit maintenant de cliquer sur ce bouton pour que le programme génère automatiquement une réponse en fonction du contexte. En effet, grâce à cet implémentation, ChatGPT a instantanément accès à toutes les données et peut proposer les réponses les plus complètes et les plus pertinentes possibles. C’est une véritable révolution pour les syndics de copropriété. 

Cette solution permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d'améliorer l'efficacité des employés. Elle permet également aux gestionnaires de copropriétés de passer davantage de temps sur le terrain au contact de leurs différents interlocuteurs. Les entreprises qui souhaitent rester compétitives doivent donc se pencher sur cette technologie d'IA pour automatiser certaines tâches et améliorer leur productivité. D’autant qu’au-delà de la réponse aux emails, d’autres usages sont possibles. Bellman prévoit notamment d'entraîner ChatGPT sur les textes de loi, l’IA se limitant pour l’instant aux données allant jusqu’à 2021. Autres possibilités envisagées par Bellman : la création de chatbots pour répondre aux questions courantes des copropriétaires, l’identification de clauses d’un contrat ou la rédaction de résolutions…

En conclusion, ChatGPT peut aider les syndics de copropriété à réduire encore plus le temps passé sur des tâches administratives. Grâce à l'utilisation de cet outil automatisé, les gestionnaires, comptables et assistants peuvent donc répondre plus efficacement aux emails… Et ainsi se concentrer sur des actions à plus forte valeur ajoutée.

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