La comptabilité d'engagement pour votre copropriété
La comptabilité d'une copropriété consiste à enregistrer les opérations liées à celle-ci. Pour ce faire, il existe deux types de comptabilité : la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d'engagement. C'est de cette dernière méthode que nous souhaitons parler dans cet article. On y va ?
Comptabilité de trésorerie et comptabilité d'engagement : l'évolution
Avant la loi SRU (la loi relative à la Solidarité et au Renouvellement Urbain), la comptabilité n'était pas vraiment réglementée. Les syndics tenaient principalement une comptabilité de trésorerie qui consiste à enregistrer chronologiquement les dépenses de la copropriété au moment du règlement fournisseur et les produits au moment de l'encaissement d'un copropriétaire.
Depuis le 1er janvier 2007, les syndics ont l'obligation de tenir une comptabilité d'engagement ! Cela signifie qu'il faut enregistrer une écriture comptable dès la réception de la facture d'achat afin de comptabiliser la dette dans les comptes de la copropriété.
Pour simplifier la gestion des petites copropriétés, il est tout de même possible de rester sur une comptabilité de trésorerie. Cela est valable pour les copropriétés de moins de dix lots principaux et dont le budget prévisionnel est inférieur à 15 000 €.
Comptabilité d'engagement pour une copropriété, comment la tenir ?
Une comptabilité de copropriété normalisée, enfin !
Comme il n'y avait pas d'obligation comptable avant la loi SRU, les syndics avaient leur propre logique comptable et tenaient la comptabilité à leur manière (bonjour la reprise comptable quand on change de syndic !). Grâce à cette nouvelle réglementation, la comptabilité des copropriétés est harmonisée, permettant ainsi un audit des comptes beaucoup plus simple 😊
Une comptabilité plus cohérente
Tenir une comptabilité d’engagement permet de rattacher les charges et les produits à l’exercice comptable qui les concerne. C'est ce que l'on appelle "le principe d’indépendance des exercices". C'est bien beau de respecter un des principes fondamentaux de la comptabilité des sociétés mais pourquoi est-ce aussi important pour une copropriété ?
La réponse se trouve dans votre solde de charges. C'est à dire, que l'apurement des charges est égal à la différence entre le budget voté en assemblée générale pour l'année N et les dépenses concernant cet exercice. Si des dépenses ne sont pas saisies dans la comptabilité car elles ne sont pas encore réglées, cela fausse les dépenses réellement engagées pour l'exercice comptable et donc votre solde de charges.
De plus, rattacher les factures au bon exercice permet également d'avoir une meilleure visibilité sur les dépenses annuelles de la copropriété. Vous pouvez comparer plus facilement les dépenses par rapport aux années précédentes.
La transparence des dettes et créances restantes
Tenir une comptabilité d'engagement implique la gestion d'une comptabilité en partie double. Cette technique exige d'avoir le même montant tant au débit qu’au crédit. L'objectif est d’obtenir une image fidèle de la situation financière de la copropriété. Autrement dit, la comptabilité d'engagement met en évidence les dettes et les créances restantes de la copropriété. Il est alors plus simple d'analyser sa situation.
Avec une comptabilité de trésorerie, on ne peut pas analyser ces informations en consultant les comptes de la copropriété puisque la saisie comptable se fait au moment des règlements. Il est nécessaire de présenter aux copropriétaires un document supplémentaire qui récapitule l'état des dettes et des créances pour connaître le niveau des charges impayées et des factures non réglées.
Comment est-ce que ça se passe chez Bellman ?
Chez Bellman, nous tenons uniquement une comptabilité d'engagement même lorsqu'il s'agit d'une petite copropriété. Cela nous permet d'analyser plus facilement la situation financière et d'optimiser au mieux les charges de la copropriété. Notre logiciel interne propose des automatisations de tâches qui nous offrent un gain de temps ainsi que des contrôles automatiques afin d'éviter les erreurs de frappe au moment de la saisie.
